Zur Aufbewahrung der Patientenunterlagen müssen ausreichend bemessene und entsprechend ausgestattete Archivräume vorgehalten werden, wie sie in DIN ISO 11799: 2017-4 „Information und Dokumentation-Anforderungen an die Aufbewahrung von Archiv- und Bibliotheksgut“ und beschrieben werden.
UK NRW | BGWAuf Grund der langen Lagerverpflichtung sind nicht nur die Größen, sondern auch die klimatischen Bedingungen der Räume entscheidend.
Grundsätzlich sind alle Stockwerke zur Einrichtung von Archiven geeignet. Wegen der besseren Zugänglichkeit sollten Erd- oder Untergeschosse bevorzugt werden. Bei ebenerdigen Archiven ist auf die Sicherung der Fenster zu achten.
Es werden hohe Anforderungen an den baulichen Brandschutz gestellt (F 90), d. h. Massivböden und -decken, Wände in Mauerwerk oder Stahlbeton, Türen T 90. Bei der Wahl der Regale und Schränke und ihrer Anordnung sind die Flucht- und Rettungswegemaße einzuhalten. Hier ist eine rechtzeitige Abstimmung mit den für den baulichen Brandschutz zuständigen Stellen erforderlich.
Für die Innenwände ist ein atmungsaktiver, mineralischer Putz anzustreben. Die Außenwände sollen gegen eindringende Feuchtigkeit isoliert sein, im Inneren dürfen insbesondere im Deckenbereich keine offen geführten Wasserleitungen verlegt sein (Kondenswasser!). Die Türen sind gegen Einbruch zu sichern und die Zugänglichkeit ist zu beschränken und zu überwachen.
Die Fenster sind einbruchsicher zu gestalten.
Bei der Lagerung von Papierdokumenten gilt eine Raumtemperatur von 16 bis 23 °C bei einer relativen Luftfeuchte von 30–50 % als ausreichend geeignet. Allgemein gilt, dass ein Absenken der Temperatur und/oder der relativen Luftfeuchte die Lebensdauer von Papierdokumenten erhöht. Eine hohe relative Luftfeuchte und Temperatur verstärken den Zerfallsprozesse sowie das Risiko für Schimmelbefall.
Für Serverräume gilt es hinsichtlich der baulich-technischen Ausstattung, Instandhaltung und der klimatischen Bedingungen in erster Linie die Herstellerproduktvorgaben für die Server einzuhalten. Ungünstige Bedingungen wie Hitze, Frost oder zu hohe Luftfeuchtigkeit können zu Schäden verschiedener technischer Komponenten führen. Dieser Effekt wird durch häufige Schwankungen der klimatischen Bedingungen verstärkt.
Es ist eine Allgemein- sowie eine entsprechende Arbeitsplatzbeleuchtung zu installieren. Eine Notrufmöglichkeit muss vorhanden sein.
Der hier verwendete Text wurde aus der DGUV Information 207-016 „Neu- und Umbauplanung im Krankenhaus unter Gesichts- punkten des Arbeitsschutzes – Basismodul“ entnommen.